Sayın Üyemiz,
Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği’nin 16/08/2022 tarihli Seçim Genelgesinde yer alan, ticaret sicili müdürlükleri tarafından düzenlenecek Seçim Yetki Belgesi ve Seçime Özgü E-Sicil Tasdiknamesi’nin usul ve esaslarına ilişkin düzenlemeler aşağıda yer almaktadır. Bilgilerinize sunarız.
Saygılarımızla,
Bingöl Ticaret ve Sanayi Odası
Seçim Yetki Belgesi
Belge talebi fiziki ortamda ıslak imzalı dilekçe ile alınacaktır. Online başvuru olmayacaktır.
Belge sadece fiziki ortamda ıslak imzalı olarak düzenlenecek ve teslim edilecektir.
Belge e-imzalı düzenlenmeyecektir.
Belge ücretsiz (harç ve hizmet) olacaktır. HTS (Harç Takip Sistemi) kaydı olmayacaktır. Belge üzerinde karekod bulunacaktır. Karekod ile belge içeriğine erişim sağlanabilecektir.
Belge, sınırsız (münferit ve müşterek) yetkililer için düzenlenebilecektir. Sınırlı yetkililer için düzenlenmeyecektir.
Belge üzerinde hangi oda/borsa seçimi için düzenlendiği bilgisi ile seçim tarihi bilgisi yer alacaktır. Seçmenin seçim tarihi itibarıyla en az iki yıldır oda/borsaya kayıtlı olduğuna ilişkin kontrol manuel olarak belgeyi düzenleyen ticaret sicili müdürlüğü personelince yapılacaktır.
Yetki süresi biten temsilciler, yetki belgesi düzenlenecek kişiler listesinde yer almayacaktır.
Şubeler için düzenlenecek belgelerde şubenin sınırsız yetkilileri ile birlikte, merkezin sınırsız yetkilileri de yetki belgesi düzenlenecek kişiler listesinde yer alacaktır.
Müşterek temsilciler için verilecek belgelerde müşterek listesi “Açıklama” bölümünde yer alacaktır. Belgelerin fiziki (yazıcı) çıktıları için isteğe bağlı olarak hologramlı kâğıt kullanılabilecektir.
Seçime Özgü e-Sicil Tasdiknamesi
Belge talebi elektronik ortamda MERSİS üzerinden alınacaktır. Bu belge sadece elektronik ortamda düzenlenecektir.
Belge başvurusu münferit temsil yetkisine sahip tek temsilci tarafından yapılabilecektir. Ticaret sicili müdürlüğünce başvuru oluşturulamayacaktır.
Fiziki (kâğıt ortamında) olarak düzenlenmeyecektir. Fiziki talepler ticaret sicili müdürlüklerine seçim yetki belgesi alınması için yönlendirilecektir.
Ücretsiz (harç ve hizmet) olacaktır. HTS (Harç Takip Sistemi) kaydı olmayacaktır.
Bu belge münferit yetkiye sahip tek temsilcisi olan tüzel kişiler için düzenlenecektir.
Bir münferit ve bir veya daha fazla sınırlı yetkiye sahip temsilcisi olan tüzel kişilerde; münferit yetkiye sahip tek temsilci için belge düzenlenebilecektir.
Birden fazla münferit ve/veya müşterek yetkiye sahip temsilcisi bulunan tüzel kişiler ile sadece
müşterek yetkiye sahip temsilcisi bulunan tüzel kişiler seçim yetki belgesi almak üzere ticaret sicili müdürlüğüne yönlendirilecektir. Zira bu tür durumlar kapsamında düzenlenecek belge talepleri ile düzenlenmiş ve teslim edilmiş belgelerdeki değişiklikler için ıslak imzalı dilekçe ibrazı gerekmektedir. Belge üzerinde karekod bulunacaktır. Karekod ile e-imzalı belge aslına erişim sağlanabilecektir. Seçmenin 02.10.2022 tarihi itibarıyla en az iki yıldır oda/borsaya kayıtlı olduğuna ilişkin kontrol manuel olarak belgeyi düzenleyen ticaret sicili müdürlüğü personelince yapılacaktır. Seçmenin (seçim tarihi esas alındığında) en az iki yıldır oda/borsaya kayıtlı olduğuna ilişkin gün hesabında tereddüt oluşması halinde Seçim Yetki Belgesi talep etmek üzere ticaret sicili müdürlüğüne yönlendirilmesi uygun olacaktır.
Sicil müdürlüğü gerekli kontrolleri müteakip belge talep reddi yapabilecektir.
Belge üzerinde konu kısmında “Oda/Borsa organ seçimleri amacıyla düzenlenmiştir.” şeklinde not yer almaktadır.
Belge üzerinde hangi oda/borsa seçimi için düzenlendiği bilgisi ile seçim tarihi bilgisi yer almayacaktır.
Ticaret sicili müdürlükleri “Tamamlanmış Belgeler” bölümünden “Belge Türü” seçmek suretiyle
(Seçime Özgü e-Sicil Tasdiknamesi) takvimsel olarak düzenlenen belge takibini yapabilecektir.
Önemli Notlar
Gerçek kişilere ait ticari işletmelerde işletmenin sahibi olan tacir seçmen listesinde bulunması halinde başka bir belgeye ihtiyaç duymaksızın kimlik kartı ile oy kullanabileceğinden, Seçime Özgü e- Sicil Tasdiknamesi başvurusunda bulunamayacak ve Seçim Yetki Belgesi talepleri de karşılanmayacaktır. Zira seçmen listesinde T.C. Kimlik numarası yer alacaktır.
Gerçek kişilere ait ticari işletmenin ticaret siciline tescil edilmiş ticari temsilcinin bulunması ve bu kişi adına belge düzenlenmesinin talep edilmesi durumunda bu kişiler için Seçim Yetki Belgesi düzenlenecektir.
Şubeler için Seçim Yetki Belgesi düzenlenecek olup, Seçime Özgü e-Sicil Tasdiknamesi başvurusunda bulunulamayacaktır.
BİNGÖL TİCARET VE SANAYİ ODASI SEÇİMLERİ
YETKİ BELGESİ DÜZENLEMEYE İLİŞKİN DUYURU
Oy Verme İşlemi
Madde 18- Oda, borsa ve Birlik organ seçimlerinde, oy verme işleminin devam edeceği saatler ilçe seçim kurulu hâkimi tarafından belirlenir. Oy verme işlemleri, toplantı yeter sayısı aranmaksızın gizli oy ve açık tasnif esaslarına göre yapılır. Belirlenen seçim süresi sona erdiği halde, sandık başında oylarını vermek üzere bekleyen seçmenler de oylarını kullanırlar. Seçmen listelerinde adı yazılı olmayan üye veya delegeler oy kullanamaz. Oylar, oy verenin kimliğinin oda veya borsa veya resmi kuruluşça verilen belge ile ispat edilmesinden ve listedeki isminin karşısındaki yerin imzalanmasından sonra kullanılır.
Tüzel kişi temsilcisi gerçek kişilerin, temsil ettikleri tüzel kişinin tescilli ana sözleşmeleri gereğince temsil ve bağlayıcı işlem yapma yetkisine sahip olduklarına dair ticaret sicil müdürlüğünden doksan gün içerisinde alınmış yetki belgesinin veya sicil tasdiknamesinin oy kullanma sırasında ibrazı gerekir. İbraz edilen sicil tasdiknamesinin bir fotokopisi oy kullanılan sandık kurulu başkanına teslim edilir. Ticaret sicil müdürlüklerince organ seçimlerinin başladığı tarihten önceki doksan gün de dâhil olmak üzere oda ve borsa organ seçimlerinin yapıldığı aylarda seçim amacıyla tasdik edilen bu belgelerden harç ve hizmet bedeli tahsil edilmez.
Tüzel kişilerin ve şubelerin gerçek kişi temsilcisi için aşağıdaki usullere uygun olarak yetki belgesi düzenlenir;
a) Yetki belgesi talepleri dilekçe ile yapılır.
b) Yalnızca bir temsilci için yetki belgesi düzenlenir.
c) Müşterek yetkiye sahip temsilciler bulunması halinde hangi temsilci için yetki belgesi düzenleneceği dilekçede belirtilir ve müşterek yetkililerce imzalanır.
ç) Münferit yetkiye sahip birden fazla temsilci bulunması halinde dilekçe müştereken imzalanabileceği gibi münferit yetkiye sahip temsilcilerden biri tarafından da imzalanabilir. Münferit yetkililerden ilk başvurana yetki belgesi verilir.
d) Düzenlenen yetki belgesi iade edilmedikçe yeni yetki belgesi düzenlenmez. Yetki belgesinin zayi olması halinde, aynı kişi/kişiler tarafından talep edilmesi şartıyla aynı kişi adına yeni bir yetki belgesi düzenlenir. Zayi olan yetki belgesinin başka bir temsilci adına düzenlenmesinin talep edilmesi halinde, başvuru dilekçesinin temsil ve bağlayıcı işlem yapma yetkisine sahip tüm temsilciler tarafından imzalanması zorunludur.
e) Münfesih, tasfiye haline girmiş, iflasına karar verilmiş şirketlerin temsilcileri ile adi ortaklık adına organ seçimlerinde kullanılmak üzere yetki belgesi düzenlenmez.
Yukarıda belirtilen seçim yetki belgesi düzenlemesi hakkında kanuna istinaden;
- Belgeler düzenlenirken usulüne uygun olarak temsilci tayin edilip edilmediği, yetki süresinin devam edip etmediği, birden fazla temsilci bulunması halinde alınan dilekçede belirtilen kişi adına yetki belgesi düzenlenmesi hususları tetkik edilerek yetki belgesi düzenlenecektir.
- Yetki belgesi için verilen dilekçelerin şirket yetkilisi tarafından imzalanmasına dikkat edilecektir. (Kimlik ile doğrulama yapılması)
- Münferit yetkiye sahip temsilcilerin muvafakatname ile belge başvuruları kabul edilmeyip şahsen ilk başvuruna yetki belgesi verilecektir.
Seçim Yetki Belgesi İçin Dilekçe Örneği Ek'te yer almaktadır.